個人情報保護方針

1章 総則

（目的）

第１条

この規程は、公益財団法人日本教育弘済会新潟支部（以下、当支部という。）が有する個人情報につき、当支部個人情報保護方針（プライバシーポリシー）に基づき、適正な管理を行うことを目的とする。

（定義）

第２条

この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

1. 個人情報

   寄付行為に係る事業遂行上の目的から収集、処理された情報であって、その内容から特定人と識別できるものをいう。（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）

2. 本人

   個人情報によって識別される特定の個人

3. 職員

   当支部の組織内で指揮監督を受け、個人情報の取扱いに従事する者

4. 個人情報管理コンプライアンス・プログラム

   当支部が保有する個人情報を管理するための方針、組織、計画、監査及び見直しを含む支部内のしくみのすべて

5. 個人情報管理者

   支部長より任命され、個人情報管理コンプライアンス・プログラムの実施及び運用に関する責任と権限を有する者

6. 監査責任者

   支部長より任命された者であって、監査の実施及び報告を行う責任と権限を有する者

7. 利用

   当支部内において個人情報を処理すること

8. 提供

   当支部以外の者に、当支部の保有する個人情報を利用可能にすること

(適用範囲)

第３条

この規程は、当支部の役員、職員、その他関係者に対して適用する。

1. 個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合も、この規程の趣旨に従って、個人情報の適正な管理を図るものとする。

第2章 個人情報の取得

（個人情報の取得の原則）

第４条

個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行うものとする。

1. 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法により行うものとする。

（特定の機微（センシティブ）な個人情報の取得の禁止）

第５条

以下の各号に掲げる、特定の機微（センシティブ）な個人情報を取得してはな

1. 思想、信条及び宗教に関する事項
2. 人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、身体・精神障害、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項
3. 勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
4. 集団示威行為への参加、請願権の行使、及びその他の政治的権利の行使に関する事項
5. 保健医療及び性生活

（取得の手続）

第６条

業務において新たに個人情報を取得する場合には、あらかじめ、個人情報管理者に利用目的及び実施方法を届け出、承認を得るものとする。

（本人から直接に個人情報を取得する場合の措置）

第７条

本人から直接に個人情報を取得する場合は、本人に対して、次の各号に掲げる事項を書面またはこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。

1. 個人情報管理者またはその代理人の氏名または職名、所属及び連絡先
2. 個人情報の取得及び利用の目的
3. 個人情報の提供を行うことが予定されている場合は、その目的、当該情報の受領者
   または受領者の組織の種類、属性及び個人情報の取扱いに関する契約の有無
4. 個人情報の取扱いを委託することが予定されている場合には、その旨
5. 個人情報を与えることは、本人の任意であること、及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
6. 個人情報の開示を求める権利、及び開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正
   又は削除を要求する権利の存在、並びに当該権利を行使するための具体的な手続き

（本人以外から間接的に個人情報を取得する場合の措置）

第８条

本人以外から間接的に個人情報を取得する場合は、前条第 1 号ないし第4号及び第6 号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。

1. 前条第３号に従って、本人の同意を得ている者から取得する場合
2. 個人情報の取扱いを委託される場合
3. 本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない場合

第３章 個人情報の移送・送信

（個人情報の移送・送信の原則）

第９条

個人情報の移送・送信は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第4章 個人情報の利用

（個人情報の利用の原則）

第１０条

個人情報は、原則として、利用目的の範囲内で、具体的な権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。

（個人情報の共同利用）

第１１条

個人情報を第三者との間で共同利用する場合は、個人情報管理者の承認を得るものとする。

（個人情報の取扱いの委託）

第１２条

個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、個人情報管理者の承認を得るものとする。

1. 前項により個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、外部委託管理規程に定める手続きに従う。

第 5 章 個人情報の第三者提供

（個人情報の第三者提供禁止の原則）

第１３条

個人情報は、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。

1. 個人情報を第三者に提供する場合は、第 7 条第１項第 1 号又は第 4 号・第 6 号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
2. 前項に基づき個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報管理者の承認を得るものとする。

第 6 章 個人情報の管理

（個人情報の管理の原則）

第１４条

個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。

（個人情報の安全管理対策）

第１５条

個人情報管理者は、個人情報に関するリスク（個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなど）に対して、必要かつ適切な安全管理対策を講じるものとする。

第 7 章 保有個人データの開示・訂正・利用停止・消去等

（保有個人データに関する権利）

第１６条

当支部は、保有個人データについて、本人から開示を求められた場合は、合理的な期間内にこれに応じるものとする。

1. 当支部は、前項に基づく開示の結果、誤った保有個人データがあり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応ずるとともに、訂正又は削除を行った場合は、本人及び可能な範囲内で当該保有個人データの受領者に対して通知を行うものとする。
2. 当支部は、保有個人データについて、本人から利用目的の通知の求めがあった場合は、合理的な期間内にこれに応ずるものとする。

（保有個人データの利用又は提供の拒否）

第１７条

当支部は、保有個人データについて、本人から利用又は第三者への提供を拒否された場合は、これに応じるものとする。ただし、法令に基づく場合は、この限りでない。

第 8 章 個人情報の消去・廃棄

（消去・廃棄の手続）

第１８条

個人情報の消去及び廃棄は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第９章 組織及び体制

（個人情報管理者）

第１９条

支部長は、職員の中から個人情報管理者 1 名を任命し、支部内における個人情報の管理業務を行わせるものとする。当分の間、専任幹事がその任にあたる。

1. 個人情報管理者は、支部長の指示及びこの規程に定めるところに基づき、個人情報管理に関する内部規程の整備、安全対策の実施、教育訓練等を推進するための個人情報管理コンプライアンス・プログラムを策定し、周知徹底等の措置を実践する責任を負うものとする。
2. 個人情報管理者は、個人情報管理コンプライアンス・プログラムの策定及びその実施のために、補佐を行う者を任命することができるものとする。当分の間、常任幹事がその任にあたる。

（教育）

第２０条

個人情報管理者は、個人情報管理コンプライアンス・プログラムの重要性を理解させ、確実な実施を図るため、所要の教育計画及び教育資料に従い、継続的かつ定期的に教育・訓練を行うものとする。

（監査）

第２１条

支部長は、監査責任者を任命し、支部内における個人情報の管理が個人情報管理コンプライアンス・プログラムに従い適正に実施されているかにつき定期的に監査を行わせるものとする。当分の間、支部監査役がその任にあたる。

1. 監査責任者は、内部監査規程に従い、監査計画を作成し実施するものとする。
2. 監査責任者は、監査の結果につき監査報告書を作成し、支部長に対して報告を行うものとする。
3. 支部長は、支部内における個人情報の管理につき個人情報管理コンプライアンス・プログラムに違反する行為があった場合には、個人情報管理者及び関係者に対し、改善指示を行うものとする。
4. 前項に基づき改善指示を受けた者は、速やかに適正な改善措置を講じ、その内容を監査責任者に報告するものとする。
5. 監査責任者は、前項によりなされた改善措置を評価し、支部長及び個人情報管理者に対して報告するものとする。

（報告義務及び罰則）

第２２条

個人情報管理コンプライアンス・プログラムに違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は、その旨を個人情報管理者に報告するものとする。

1. 個人情報管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には、遅滞なく、支部長に報告し、かつ、関係部門に適切な処置を行うよう指示するものとする。
2. 個人情報管理コンプライアンス・プログラムに違反した役員・事務局員の懲戒は、就業規則の定めるところによる。

（苦情及び相談）

第２３条

支部長は、相談窓口を設置し、個人情報及び個人情報管理コンプライアンス・プログラムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けて対応するものとする。

第１０章 雑則

（見直し）

第２４条

支部長は、監査報告書及びその他の経営環境などに照らして、適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に、この規程の改廃を含む個人情報管理コンプライアンス・プログラムの見直しを、個人情報管理者に指示するものとする。

（運用細則）

第２５条

個人情報管理者は、この規程の運用のために必要な細則を定めるものとする。

（規程の改廃）

第２６条

この規程の改廃は、支部幹事会の議を経て行う。

制定　平成17年4月1日
施行　平成17年5月17日

（目的）

第1条

この要領は、公益財団法人日本教育公務員弘済会新潟支部（以下、当支部という。）の個人情報保護方針第 7 項（保有個人データの開示、訂正、利用停止、消去について）並びに個人情報管理規程第 17 条（保有個人データに関する権利）に基づき、保有個人データの具体的開示方法等を定めることを目的とする。

（開示等）

第2条

当支部は、保有個人データに関して開示・利用目的の通知の依頼があった場合には、本人からの依頼であることを確認のうえ、法令の定めにしたがい、特別な理由がない限り、必要な範囲内で、当支部の定めるところにより、開示・利用目的の通知を行う。

（受付）

第3条

開示等申込は、当支部の保有個人データに関する窓口で行う。苦情及び相談も同様とする。

（手数料）

第4条

開示又は利用目的の通知を請求する場合は、以下の手数料を必要とする。なお、それ以外の請求の場合、手数料は必要ない。

料金：１，０００円（１件当たり、※定額小為替証書による支払い）
※定額小為替証書は、郵便局で発行している。額面１，０００円の証書を購入し、必要書類とともに送付すること。

（訂正、利用停止、消去）

第5条

訂正については速やかに、利用停止・消去については、諸事業運営に支障のない限り、必要な範囲内で、当支部の定めるところにより、応じる。期間は原則 3 ヶ月以内とする。

（要領の改廃）

第6条

この要領の改廃は、支部幹事会の議を経て行う。

制定 平成１７年４月１日
施行 平成１７年５月１７日

1. 公益財団法人日本教育公務員弘済会新潟支部（以下、当支部という。）は、適正に取得した個人情報を当支部の目的事業（奨学、研究助成、福祉、教育文化、共済）の運営のために利用します。
2. 当支部は、上記のうち、共済事業等に関する個人情報を提携会社・団体と共同して利用、委託会社・団体に提供することがあります。
3. 当支部は、適正に取得した個人情報に関して、目的を同じくする都道府県公益財団（教育公務員弘済会等）と共同して利用することがあります。
4. 当支部の個人情報の取扱いについてのお問い合わせ等は、当支部へお願いします。